Per molte attività online, PayPal è il metodo di pagamento che i clienti semplicemente si aspettano. Per una LLC americana il cui proprietario vive fuori dagli Stati Uniti, un conto business PayPal americano è quindi spesso il secondo canale ovvio accanto a Stripe. Ed è proprio da qui che nascono le storie di saldi congelati e conti limitati che circolano in ogni forum di fondatori. La maggior parte di queste limitazioni non ha cause misteriose. Seguono regole che PayPal espone apertamente nel suo contratto d'uso americano, e alcune colpiscono con particolare facilità i titolari di LLC che vivono all'estero. Se conosci le regole, puoi evitare i fattori scatenanti tipici. Non esiste una garanzia contro ogni limitazione, perché PayPal si riserva espressamente la decisione. Ma c'è una bella differenza tra "sfortuna" e "autogol".
La tua LLC può avere un conto PayPal americano?
Il contratto d'uso di PayPal US vale solo per i conti americani e fissa una condizione d'ingresso chiara: un'impresa deve essere "organized in, operating in, or a resident of" gli Stati Uniti per aprire un conto americano. Una LLC costituita secondo il diritto del Wyoming, del New Mexico o del Delaware è organizzata negli Stati Uniti e soddisfa questa condizione alla lettera. La tua residenza privata all'estero non cambia nulla, perché il titolare del conto è la società.
Ciò che PayPal vuole vedere al riguardo corrisponde a quanto richiede qualsiasi banca americana all'apertura di un conto aziendale. Nel suo articolo di aiuto sui titolari effettivi, PayPal spiega che vanno indicate tutte le persone con una partecipazione di almeno il 25 percento e almeno una persona con funzioni di controllo. La base è la norma federale che obbliga gli istituti finanziari a identificare i proprietari dei loro clienti aziendali, la Customer Due Diligence Rule in 31 CFR 1010.230. Secondo il suo elenco dei documenti, PayPal accetta tra l'altro il passaporto come documento d'identità. Una frase dello stesso elenco conta qui: il nome sul documento deve corrispondere al nome con cui ti sei registrato su PayPal. Sembra banale, ma ha conseguenze.
Hold, limitazione, riserva: cosa può fare esattamente PayPal
Nel linguaggio comune tutto è un "blocco". Il contratto distingue tre strumenti, e conviene tenerli separati, perché ognuno si risolve in modo diverso.
Un hold riguarda singoli pagamenti. Il denaro non è allora disponibile né per l'acquirente né per te. PayPal cita espressamente i casi tipici: venditori nuovi o con poca storia di vendite, categorie più rischiose come elettronica o biglietti, e venditori con molti reclami. Gli hold basati sul rischio durano in genere fino a 21 giorni; per un pagamento contestato, fino alla risoluzione del caso, ma non oltre 180 giorni. Se spedisci merci e carichi i numeri di tracciamento, puoi ottenere uno sblocco anticipato, ma non ne hai diritto.
Una limitazione riguarda l'intero conto. PayPal elenca i motivi: sospetto di accesso non autorizzato, segnalazioni dal circuito delle carte o dalla banca su pagamenti non autorizzati, obblighi di legge, violazioni del contratto o dell'Acceptable Use Policy e modelli di vendita che indicano un rischio più elevato. Come esempi di questi ultimi il contratto cita un numero insolitamente alto di reclami, un tipo di prodotto completamente nuovo o costoso e un volume di vendite in rapida crescita. Una limitazione viene di norma revocata una volta fornite le informazioni richieste.
Una riserva riguarda i conti business. PayPal può trattenere in qualsiasi momento una parte o la totalità del tuo saldo come garanzia se vede un rischio elevato in te, nel tuo modello di business o nelle tue transazioni. Secondo il contratto, i criteri per farlo possono restare riservati.
E poi c'è il livello duro: le violazioni dell'elenco delle "Restricted Activities". In quel caso PayPal può chiudere il conto e trattenere il saldo fino a 180 giorni, se necessario per tutelarsi da rischi di responsabilità o se hai violato l'Acceptable Use Policy; più a lungo in caso di ordini delle autorità o dei tribunali. È il livello che fa davvero male ai fondatori, ed è proprio lì che si nascondono due punti in cui i titolari di LLC all'estero cadono con particolare facilità.
I fattori scatenanti che puoi attivare da solo
Accesso tramite VPN o dal paese sbagliato
L'elenco delle attività vietate contiene due frasi che chiunque lavori in viaggio dovrebbe conoscere. È vietato usare PayPal da un paese che non è nell'elenco dei paesi ammessi da PayPal, ed è vietato usare un proxy anonimizzante. Entrambi rientrano nelle Restricted Activities, quindi nel livello con chiusura del conto e trattenuta di 180 giorni. Se accedi abitualmente tramite un servizio VPN con paesi di uscita che cambiano, mandi esattamente il segnale che il contratto vieta. Accedi con la tua vera connessione dal paese in cui ti trovi davvero, e prima di un viaggio lungo verifica che il paese di destinazione sia nell'elenco di PayPal.
Nomi che non corrispondono
PayPal confronta il tuo numero fiscale con i dati dell'IRS. Nel suo articolo di aiuto sulla verifica TIN non riuscita, PayPal indica le cause più comuni: un numero non valido, un nome che non corrisponde ai dati dell'IRS e un nome aziendale nel conto diverso dalla denominazione legale registrata presso l'IRS. Secondo PayPal le piccolezze come un punto mancante non sono il problema, ma "Example Digital" invece di "Example Digital LLC", o un vecchio nome provvisorio, sì. La regola è semplice: il nome della LLC nel conto PayPal è esattamente lo stesso del certificato di costituzione e della lettera di conferma dell'EIN dell'IRS. Indirizzo, numero di telefono e nome della persona responsabile dovrebbero essere gli stessi in tutti i documenti.
Il modulo fiscale sbagliato
È una trappola che scatta in particolare per le LLC di proprietà estera. Se ricevi pagamenti per beni o servizi tramite PayPal, ti verrà chiesto di confermare il tuo status fiscale: secondo l'aiuto di PayPal sul numero fiscale, i contribuenti americani inseriscono il loro numero fiscale americano, mentre chi non è soggetto a imposta negli Stati Uniti compila un Form W-8 o una certificazione del proprio status estero. Se sbagli, rischi, secondo le parole di PayPal, restrizioni come un "tax hold" e una backup withholding del 24 percento.
Quale modulo è giusto, allora, per una LLC unipersonale con un proprietario estero? L'IRS risponde senza ambiguità nelle istruzioni del Form W-9: se il proprietario di un'entità fiscalmente trasparente è una persona estera, il proprietario deve compilare il Form W-8 appropriato invece di un W-9, anche se ha un numero fiscale americano. L'EIN della tua LLC, quindi, non fa di te una US person. Se invece la tua LLC ha scelto di essere tassata come corporation o ha più member, la questione del modulo cambia; serve una verifica individuale prima di firmare qualsiasi cosa.
Conti collegati e il secondo tentativo
Altri due punti dell'elenco dei divieti vengono spesso sottovalutati. È vietato controllare un conto collegato a un altro conto che ha violato le regole. Ed è vietato aggirare le decisioni di PayPal, per esempio aprendo un nuovo conto dopo una limitazione o usando i dati di qualcun altro. Quindi, se dopo una limitazione apri in fretta un secondo conto per una seconda LLC, trasformi un problema risolvibile in uno permanente.
Il salto improvviso
Un lancio con un fatturato a cinque cifre nella prima settimana è un successo commerciale e un segnale d'allarme per il rischio. Il contratto cita espressamente un volume di vendite in rapida crescita e un tipo di prodotto nuovo o costoso come motivi di limitazione. Se stai pianificando un grande lancio, inizia prima con un fatturato regolare e più contenuto sul conto, così da creare uno storico.
La configurazione che regge
Prima le fondamenta, poi PayPal. La LLC è costituita, l'EIN è stato rilasciato, il conto aziendale americano presso una banca è aperto. PayPal viene dopo, non prima. Come aprire un conto che regge alle verifiche delle banche lo mostriamo nella nostra pagina sul banking; cosa succede quando una banca chiede all'improvviso la prova di attività negli Stati Uniti lo trovi nell'articolo su Mercury.
Un unico set di dati per tutto. Il nome della società esattamente come presso l'IRS, un indirizzo aziendale che usi anche con la banca, il tuo nome esattamente come sul passaporto. Questi tre dati devono essere identici presso il servizio di costituzione, l'IRS, la banca, Stripe e PayPal.
Il modulo giusto per la conferma dello status fiscale. Per una LLC unipersonale con te come proprietario estero, secondo le istruzioni dell'IRS è il tuo W-8 come proprietario, non un W-9 della LLC.
Connessione reale, paese reale. Niente VPN all'accesso, nessun accesso da paesi fuori dall'elenco di PayPal.
Documenti a portata di mano. Il contratto ti obbliga a fornire tempestivamente, su ragionevole richiesta, rendiconti finanziari e altri documenti. Tieni pronti fatture, contratti con i clienti, prove di consegna e una breve descrizione del tuo modello di business. Se rispondi entro un giorno, accorci ogni verifica.
Crescita costante. Nessun salto di fatturato da zero, nessuna nuova categoria di prodotto senza rodaggio, risolvi i reclami presto e con generosità, prima che l'acquirente apra un caso con PayPal.
Se è successo comunque
Per prima cosa leggi con attenzione il messaggio di PayPal: si tratta di un hold su singoli pagamenti, di una limitazione del conto o di una riserva? Secondo il contratto, trovi le informazioni e l'elenco dei documenti mancanti nel Resolution Center o nell'email relativa al provvedimento. Fornisci esattamente ciò che viene richiesto, completo e in una sola volta. Non aprire un nuovo conto, nemmeno per un'altra società, finché la limitazione è in corso, perché secondo il contratto è esattamente questo che si intende per aggiramento.
Se il conto viene chiuso, PayPal mette a disposizione per il prelievo il saldo non trattenuto; un saldo trattenuto può essere conservato fino a 180 giorni. Per questo la regola base per l'operatività quotidiana è: trasferisci regolarmente il saldo sul tuo conto aziendale invece di lasciarlo crescere su PayPal. Ciò che non è più sul conto PayPal non può essere congelato.
PayPal come seconda gamba, non l'unica
La risposta più solida al rischio di limitazione non è una tecnica, ma una struttura: nessun fornitore di pagamento dovrebbe essere l'unica via d'ingresso del denaro nella tua LLC. Stripe come canale principale per i pagamenti con carta, PayPal come opzione aggiuntiva per i clienti che la vogliono, più la possibilità di fatturare gli importi più alti con bonifico. Come configurare Stripe in modo stabile lo trovi nella nostra guida a Stripe, e la panoramica di tutti i fornitori di pagamento per la LLC americana è nella grande guida ai fornitori di pagamento.
Un ultimo punto va detto qui, perché non ha nulla a che fare con PayPal eppure viene confuso di continuo: un conto PayPal pulito non dice nulla sulla tua posizione fiscale. Se gli utili della LLC restano esenti lo decide il luogo in cui vivi. Il paese in cui vivi tassa gli utili secondo le proprie regole; la LLC americana mostra i suoi punti di forza per i proprietari la cui residenza all'estero è definita.
Se vuoi configurare PayPal per la tua LLC, oppure un conto è già limitato e non sei sicuro di quale modulo e quali documenti siano quelli giusti, prenota una consulenza con Sebastian, in inglese. Se necessario, gli avvocati del team verificano la questione del modulo fiscale per la tua struttura specifica.