Para muchos negocios online, PayPal es el método de pago que los clientes simplemente dan por hecho. Para una LLC estadounidense cuyo propietario vive fuera de EE. UU., una cuenta de empresa de PayPal en EE. UU. suele ser, por tanto, el segundo canal obvio junto a Stripe. Y precisamente de ahí vienen las historias de saldos congelados y cuentas limitadas que circulan en todos los foros de fundadores. La mayoría de estas limitaciones no tienen una causa misteriosa. Siguen reglas que PayPal expone abiertamente en su contrato de usuario estadounidense, y algunas afectan con especial facilidad a los propietarios de LLC que viven fuera. Si conoces las reglas, puedes evitar los desencadenantes típicos. No hay garantía frente a toda limitación, porque PayPal se reserva expresamente la decisión. Pero hay una gran diferencia entre "mala suerte" y "provocado por uno mismo".
¿Puede tu LLC tener siquiera una cuenta de PayPal en EE. UU.?
El contrato de usuario de PayPal en EE. UU. solo se aplica a cuentas estadounidenses y fija una condición de acceso clara: una empresa debe estar "organized in, operating in, or a resident of" EE. UU., es decir, constituida, operando o residente en EE. UU., para abrir una cuenta estadounidense. Una LLC constituida conforme al derecho de Wyoming, Nuevo México o Delaware está constituida en EE. UU. y cumple esta condición según el texto. Tu residencia personal en el extranjero no cambia eso, porque el titular de la cuenta es la empresa.
Lo que PayPal quiere ver para ello coincide con lo que cualquier banco estadounidense exige al abrir una cuenta de empresa. En su artículo de ayuda sobre los beneficiarios efectivos, PayPal explica que hay que indicar a toda persona con una participación de al menos el 25 % y al menos a una persona con control. La base es la norma federal que obliga a las entidades financieras a identificar a los propietarios de sus clientes empresariales, la Customer Due Diligence Rule del 31 CFR 1010.230. Según su lista de documentos, PayPal acepta, entre otros, un pasaporte como prueba de identidad. Una frase de esa misma lista importa aquí: el nombre del documento debe coincidir con el nombre que registraste en PayPal. Suena trivial, pero tiene consecuencias.
Retención, limitación, reserva: qué puede hacer exactamente PayPal
En el lenguaje cotidiano, todo es un "bloqueo". El contrato distingue tres herramientas, y conviene separarlas, porque cada una se resuelve de forma distinta.
Una retención (hold) afecta a pagos concretos. El dinero no está disponible entonces ni para el comprador ni para ti. PayPal menciona expresamente casos típicos: vendedores nuevos o con poco historial de ventas, categorías de más riesgo como electrónica o entradas, y vendedores con muchas reclamaciones. Las retenciones basadas en el riesgo duran por lo general hasta 21 días; en un pago disputado, hasta que se resuelva el caso, pero no más de 180 días. Si envías mercancía y subes los números de seguimiento, puede que te liberen antes el dinero, pero no tienes derecho a ello.
Una limitación afecta a toda la cuenta. PayPal enumera los motivos: sospecha de acceso no autorizado, avisos de tarjetas o bancos sobre pagos no autorizados, obligaciones legales, incumplimientos del contrato o de la Acceptable Use Policy, y patrones de venta que apuntan a un riesgo mayor. Como ejemplos de esto último, el contrato cita un número inusualmente alto de reclamaciones, un tipo de producto completamente nuevo o caro, y un volumen de ventas que crece rápidamente. Una limitación se levanta por lo general en cuanto facilitas la información solicitada.
Una reserva afecta a las cuentas de empresa. PayPal puede retener en cualquier momento parte o todo tu saldo como garantía si ve un riesgo elevado en ti, en tu modelo de negocio o en tus operaciones. Según el contrato, los criterios para ello pueden ser confidenciales.
Y luego está el nivel duro: las infracciones de la lista de "Restricted Activities". En ese caso PayPal puede cerrar la cuenta y retener el saldo hasta 180 días si es necesario para protegerse frente a riesgos de responsabilidad o si has incumplido la Acceptable Use Policy; más tiempo en caso de órdenes gubernamentales o judiciales. Es el nivel que de verdad duele a los fundadores, y justo ahí acechan dos puntos que atrapan con especial facilidad a los propietarios de LLC que viven fuera.
Los desencadenantes que puedes activar tú mismo
Acceso por VPN o desde el país equivocado
La lista de actividades prohibidas contiene dos frases que todo el que trabaja viajando debería conocer. Está prohibido usar PayPal desde un país que no figure en la lista de países permitidos de PayPal, y está prohibido usar un proxy anonimizador. Ambas cosas entran en las Restricted Activities, es decir, en el nivel con cierre de la cuenta y retención de 180 días. Si te conectas habitualmente a través de un servicio de VPN con países de salida cambiantes, estás enviando exactamente la señal que el contrato prohíbe. Conéctate con tu conexión real desde el país en el que realmente estás, y antes de un viaje largo comprueba si el país de destino está en la lista de PayPal.
Nombres que no coinciden
PayPal cruza tu número fiscal con el IRS. En su artículo de ayuda sobre la verificación fallida del TIN, PayPal menciona causas frecuentes: un número no válido, un nombre que no coincide con el registro del IRS y un nombre de empresa en la cuenta distinto del nombre legal que consta en el IRS. Según PayPal, las pequeñeces como un punto que falta no son el problema, pero "Example Digital" en lugar de "Example Digital LLC", o un antiguo nombre provisional, sí lo son. La regla es sencilla: el nombre de la LLC en la cuenta de PayPal es exactamente el mismo que en el certificado de constitución y en la carta de confirmación del EIN del IRS. La dirección, el teléfono y el nombre de la persona responsable deberían ser los mismos en todos los documentos.
El formulario fiscal equivocado
Esta es una trampa que se cierra sobre todo en las LLC de propiedad extranjera. Si recibes pagos por bienes o servicios a través de PayPal, se te pedirá que confirmes tu situación fiscal: según la ayuda de PayPal sobre el número fiscal, los contribuyentes estadounidenses introducen su número fiscal estadounidense, mientras que quienes no tributan en EE. UU. rellenan un Form W-8 o una certificación de su condición de extranjero. Si no lo haces bien, te arriesgas, en palabras de la propia PayPal, a restricciones como un "tax hold" y a una retención de respaldo (backup withholding) del 24 %.
Entonces, ¿qué formulario corresponde a una LLC de un solo miembro con propietario extranjero? El IRS lo responde sin ambigüedad en las instrucciones del Form W-9: si el propietario de una entidad fiscalmente transparente es una persona extranjera, el propietario debe rellenar el Form W-8 correspondiente en lugar de un W-9, aunque tenga un número fiscal estadounidense. El EIN de tu LLC no te convierte, por tanto, en una US person. Si, en cambio, tu LLC ha elegido tributar como corporation o tiene varios miembros, la cuestión del formulario es distinta; eso exige una revisión individual antes de firmar nada.
Cuentas vinculadas y el segundo intento
Hay dos puntos más de la lista de prohibiciones que a menudo se subestiman. Está prohibido controlar una cuenta vinculada a otra cuenta que haya incumplido las reglas. Y está prohibido eludir las decisiones de PayPal, por ejemplo abriendo una cuenta nueva tras una limitación o usando los datos de otra persona. Así que si tras una limitación abres deprisa una segunda cuenta para una segunda LLC, conviertes un problema con solución en uno permanente.
El salto repentino
Un lanzamiento con una facturación de cinco cifras en la primera semana es un éxito empresarial y una señal de alarma de riesgo. El contrato menciona expresamente un volumen de ventas que crece rápidamente y un tipo de producto nuevo o caro como motivos de limitación. Si planeas un gran lanzamiento, empieza antes con ingresos regulares y más pequeños a través de la cuenta, para que haya historial.
La configuración que aguanta
Primero los fundamentos, luego PayPal. La LLC está constituida, el EIN se ha asignado, la cuenta de empresa estadounidense en un banco está abierta. PayPal viene después, no antes. Cómo abrir una cuenta que supere las revisiones de los bancos lo explicamos en nuestra página de banca; qué pasa cuando un banco exige de repente pruebas de actividades en EE. UU. lo trata el artículo sobre Mercury.
Un solo conjunto de datos para todo. El nombre de la empresa exactamente como en el IRS, una dirección comercial que también uses con el banco, tu nombre exactamente como en tu pasaporte. Estos tres datos deben ser idénticos ante tu proveedor de constitución, el IRS, el banco, Stripe y PayPal.
El formulario correcto para confirmar la situación fiscal. Para una LLC de un solo miembro contigo como propietario extranjero, según las instrucciones del IRS, es tu W-8 como propietario, no un W-9 de la LLC.
Conexión real, país real. Sin VPN al iniciar sesión, sin accesos desde países que no estén en la lista de PayPal.
Documentos a mano. El contrato te obliga a facilitar sin demora estados financieros y otros documentos cuando se te pidan de forma razonable. Ten preparados facturas, contratos con clientes, pruebas de entrega y una breve descripción de tu modelo de negocio. Si respondes en un día, acortas cualquier revisión.
Crecimiento constante. Nada de saltos de facturación desde cero, ninguna categoría de producto nueva sin una fase previa, y resuelve las reclamaciones pronto y con generosidad, antes de que el comprador abra un caso en PayPal.
Si ha pasado de todos modos
Primero lee con atención el mensaje de PayPal: ¿se trata de una retención de pagos concretos, de una limitación de la cuenta o de una reserva? Según el contrato, encontrarás la información y la lista de documentos que faltan en el Resolution Center o en el correo sobre la medida. Facilita exactamente lo que se pide, completo y de una sola vez. No abras una cuenta nueva, ni siquiera para otra empresa, mientras dure la limitación, porque según el contrato eso es exactamente lo que significa eludirla.
Si cierran la cuenta, PayPal pone a tu disposición para retirar el saldo que no esté retenido; un saldo retenido puede conservarse hasta 180 días. Por eso la regla básica del día a día es: retira tu saldo con regularidad a tu cuenta de empresa en lugar de dejar que crezca en PayPal. Lo que ya no está en la cuenta de PayPal no se puede congelar.
PayPal como segunda pata, no como la única
La respuesta más robusta al riesgo de limitación no es una técnica, sino una estructura: ningún proveedor de pagos debería ser la única vía por la que entra dinero en tu LLC. Stripe como canal principal para pagos con tarjeta, PayPal como opción adicional para los clientes que lo quieran, más la posibilidad de facturar importes mayores por transferencia bancaria. Cómo configurar Stripe de forma estable lo explica nuestra guía de Stripe, y el resumen de todos los proveedores de pago para la LLC estadounidense está en la gran guía de proveedores de pago.
Un punto más tiene su sitio aquí, porque no tiene nada que ver con PayPal y aun así se confunde continuamente: una cuenta de PayPal limpia no dice nada sobre tu situación fiscal. Que los beneficios de la LLC sigan sin impuestos lo decide dónde vives. El país en el que vives grava los beneficios según sus propias reglas; la LLC estadounidense despliega su fuerza para los propietarios que tienen resuelta su residencia en el extranjero.
Si quieres configurar PayPal para tu LLC, o ya tienes una cuenta limitada y no tienes claro qué formulario y qué documentos son los correctos, reserva una consulta con Sebastian, en inglés. Si hace falta, los abogados del equipo revisan la cuestión del formulario fiscal para tu estructura concreta.